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08/10/2018

Gestión de proyectos a distancia

Consejos y Recomendaciones

La tecnología para teletrabajar existe y puede generar mayor sinergia y colaboración en la gestión de proyectos basada en logros.

Uno de los mayores temores de los jefes que se enfrentan al cambio organizacional que supone adoptar teletrabajo es perder el control sobre sus colaboradores, específicamente sobre los procesos que estos desarrollan. Sin embargo, esta concepción no es más que un mito porque gracias a la tecnología es posible, en ocasiones, estar más al tanto y hacer mayor seguimiento de los procesos en línea que presenciales.

La gestión de proyectos es una disciplina que busca gerenciar los recursos disponibles para obtener las metas propuestas, en esta medida, la gestión de proyectos generalmente incluyen: objetivos y metas, cronograma, distribución de tareas y división de procesos de acuerdo a los talentos y recursos de cada colaborador, jerarquías matriciales y sistemas de comunicación y control.

Entre los mayores desafíos que impone el teletrabajo está la necesidad de innovar en modelos organizacionales y generar estructuras basadas en logros y no en 'horas - puesto'; esto es, medir el rendimiento y la productividad por avances sobre procesos específicos y no en relación con la cantidad de tiempo que se está en la oficina.

De este modo, lo que los jefes y líderes de proyectos requieren es poder tener acceso permanente al estado de avance sobre las metas propuestas, tarea que se logra con facilidad gracias a las herramientas gratuitas o pagas disponibles en el mercado.

La oferta de aplicaciones y software especializados en el seguimiento de procesos y proyectos es amplio y ofrece desde versiones gratuitas, sencillas pero efectivas, hasta plataformas completas que además de permitir el seguimiento ofrecen análisis y estadísticas sobre el avance de los procesos.

Las aplicaciones de gestión de proyectos en línea generalmente se basan en cronogramas de trabajo en los cuales se permite la distribución de tareas y la fijación de indicadores de logro que, dependiendo el avance logrado, son señalados directamente por el teletrabajador o en conjunto por el supervisor y el colaborador.

Así mismo, los sistemas de gestión documental colaborativa permiten que todos los integrantes de un proyecto accedan en tiempo real a las últimas versiones de los documentos producidos por el teletrabajador, otorgándoles permisos de edición de acuerdo a su pertinencia, generando así una verdadera sinergia entre estos y propiciando el trabajo en equipo.

El teletrabajo no es posible sin la inclusión de tecnologías de la información y la comunicación. Lo fundamental es conocer los pros y posibles contras de cada una de las herramientas disponibles en el mercado y elegir la que más se ajuste a las necesidades de cada organización. A veces la respuesta es tan sencilla como descargar una aplicación compartida, pero en ocasiones, por la complejidad de los proyectos y el grado de confidencialidad de la información, se requieren plataformas más robustas.

La tecnología para teletrabajar está disponible y no necesariamente debe suponer una gran inversión por parte de la organización. Estamos rompiendo con los mitos del teletrabajo para que toda Colombia crea en esta modalidad laboral y aproveche sus beneficios. Si está interesado en conocer más sobre herramientas para teletrabajar, lo invitamos a consultar el capítulo de tecnología del 'Libro Blanco: el ABC del teletrabajo en Colombia'.