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04/03/2016

Etapa 2. Planeación General

La implementación del teletrabajo requiere de una planificación que oriente las acciones hacia el logro de los objetivos que se proponen, garantice los recursos necesarios y mitigue los riesgos posibles.

Planeación general del proyecto
Planeación general del proyecto
Sensibilización

Planeación General del Proyecto

Paso 1. Planeación general del proyecto

A partir del análisis de la metodología sugerida, en este paso el equipo líder deberá definir la forma en que se adelantará el proyecto de adopción del teletrabajo.

Se sugiere crear esta estructura al iniciar el proceso y recopilar información en los pasos siguientes, de modo que se integre la información base para direccionar de forma clara e integral el proceso.

Durante la etapa de planeación general del proyecto se recomienda considerar los siguientes aspectos:

Objetivos
¿Qué se propone lograr la organización con el proyecto de teletrabajo y para cuándo?

Definir los objetivos del proyecto con base en necesidades concretas, tales como:
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  • Mejorar la productividad.
  • Rediseñar los usos del espacio físico de la organización.
  • Facilitar o evitar el desplazamiento de los trabajadores a la sede de la organización.
  • Reducir el impacto de la alta rotación de los colaboradores.
    .

Etapas
¿Qué pasos se van a dar?

Conocer la metodología sugerida y ajustar a los intereses y necesidades de la entidad, considerando:
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  • Tiempo esperado para la adopción del modelo.
  • Cantidad de colaboradores beneficiarios.
  • Grado de innovación y flexibilidad organizacional.
  • Nivel de adopción y uso de TIC en los distintos procesos y cargos.
  • Proyección a futuro de la modalidad.

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Plan de Acción
¿Cuáles son los pasos a seguir y qué se necesita para continuar?

Elaborar un plan de acción para avanzar con una dirección clara e integral del proceso, con la siguiente información:
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  • Etapas y metas definidas para cada proceso.
  • Acciones a desarrollar para alcanzar esas metas.
  • Responsables y personas que intervienen en cada etapa.
  • Cronograma y fechas límite.
  • Indicadores de avance y resultado.

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Recursos
¿Qué recursos se requieren y con cuáles se podrá contar?

Aunque el teletrabajo supone altos retornos de la inversión, es importante considerar algunas necesidades para su adopción:
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  • Disponibilidad de recursos tecnológicos.
  • Disponibilidad de recursos organizacionales.
  • Presupuesto de inversión para la adopción del modelo.
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Riesgos
¿Qué obstáculos podría tener el proceso?

Aunque son considerables los beneficios que genera el teletrabajo, es pertinente considerar los riesgos que puede traer para la organización:
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  • Dificultades del trabajador para adaptarse al modelo, los cuales deriven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y por ende baja en la productividad.
  • Amenazas o riesgos informáticos por la inadecuada gestión de la información por parte del trabajador.
  • Pérdida del sentido de pertenencia del trabajador respecto de la organización que impacte la calidad del trabajo o el compromiso con el mismo.

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Indicadores
¿Cómo saber si se avanza y se logran los objetivos?

Hacer seguimiento y evaluación del logro en relación con las metas propuestas:
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  • Productividad derivada del rendimiento de los colaboradores en el cumplimiento de sus metas en relación con el tiempo invertido en ellas: evaluación del desempeño y control de gestión por compromisos.
  • Aprovechamiento de los espacios de las oficinas y disminución de los costos derivados: medición de tiempos muertos de oficinas y establecimientos de costos.
  • Nivel de satisfacción laboral de los colaboradores: encuestas del clima laboral.
  • Contribución al medio ambiente: medición de la huella de carbono de los teletrabajadores.
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Sensibilización

Paso 2. Sensibilización general

La sensibilización es un componente de preparación para el cambio organizacional que supone el teletrabajo, que deberá apoyarse en una estrategia de comunicación y en una matriz de cambio que identifique los públicos objetivos en los distintos momentos del proceso.

Es conveniente que desde el nivel directivo, y de forma alineada con las estrategias de comunicación de la organización, se den a conocer los objetivos del proyecto y la metodología general a aquellas personas que estarán involucradas inicialmente en la planeación, de esta manera se facilitará que comprendan la importancia de su aporte y se comprometan con esta.


imagen comunicación


Equipo líder
(Comunicación cerrada)


Personas relacionadas con la planeación
(Comunicación cerrada)


Colaboradores de la organización
(Comunicación masiva)

implementacion del teletrabajo, planeación general