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04/03/2016

Etapa 4. Prueba Piloto

Antes de la adopción definitiva del teletrabajo es recomendable probar cómo se adapta este modelo a la organización.

Grafica Prueba Piloto
Definición de la Población
Convocactoria
Selección
Capacitación
Preparación Administrativa

Seguimiento y Medición
Pilotaje
Evaluación del Piloto
Socialización

Lo recomendado es que luego de seguir los pasos que se describen a continuación, la etapa de pilotaje dure entre 4 y 6 meses para poder hacer mediciones que arrojen información concluyente sobre los resultados, las posibles acciones de mejora, los costos, el control de riesgos y la aplicabilidad del modelo en general.

Definición de la población objetivo del piloto y modalidad a aplicar

Paso 1. Definición de la población objetivo del piloto y modalidad a aplicar

En este punto es necesario considerar tres aspectos fundamentales:

  • Cantidad de trabajadores con quienes se implementará el piloto: La recomendación general es ejecutarlo con la mayor cantidad de empleados posibles.

  • Población objetivo del piloto: Se puede elegir personal de una única área y poner a prueba el modelo. O, lo más aconsejable, seleccionar personal de distintas áreas de la organización para así medir impactos de una forma más amplia.

  • Definición de la modalidad: Se debe definir cuánto tiempo realmente las personas teletrabajarán y cuánto estarán en los espacios de la organización. La recomendación es iniciar el piloto trabajando a distancia un par de días por semana e ir aumentando progresivamente el tiempo hasta alcanzar los ideales esperados en relación con el cargo y las necesidades de cada perfil.

Definición de la población objetivo del piloto y modalidad a aplicar

Paso 2. Convocatoria de participación

La convocatoria busca identificar a los empleados interesados en participar de la prueba piloto de teletrabajo, partiendo de las definiciones del paso anterior.

En este punto es importante tener en cuenta que de acuerdo con la legislación vigente, para los trabajadores que ya cuentan con un contrato laboral, el teletrabajo es voluntario y reversible.

Proceso de selección de los participantes

Paso 3. Proceso de selección de los participantes

La selección de los futuros teletrabajadores es primordial para la buena ejecución del proyecto. Para esto debe tener en cuenta:

  • Definición del perfil: Se sugiere partir de un perfil básico que ayude a determinar si el empleado es competente para desarrollar las actividades a su cargo de forma efectiva y satisfactoria, trabajando desde un lugar diferente a las instalaciones de la empresa con el uso de TIC.

  • Requisitos: Entre los requisitos a considerar, cada organización podrá tomar como referencia algunos de los siguientes:

- Interés y voluntad

- Antigüedad en la organización

- Condiciones excepcionales

- Porcentaje de teletrabajadores por área

  • Competencias:

Competencias transversales para el Teletrabajo

Competencias Transversales
GENERALES TECNOLÓGICAS

Implementar el teletrabajo de manera auto regulada.

Aplicar herramientas de oficina en el procesamiento de información.

Generar ventajas competitivas a través de la gestión de relaciones.

Utilizar de manera eficiente las tecnologías de información y comunicación.

Mejorar permanentemente la relación entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos.

Optimizar el rendimiento de la infraestructura.

Garantizar la seguridad de las herramientas y de la información.

  • Definición del procedimiento de selección

La organización podrá definir distintos procedimientos para evaluar si un empleado es apto o no para el Teletrabajo, e incluirlos dentro de los procesos de selección de personal ya establecidos.

Se recomienda revisar la Guía Jurídica en relación con el cumplimiento de requisitos legales en Colombia en este aspecto.



Capacitación para el teletrabajo

Paso 4. Capacitación para el teletrabajo

Una vez seleccionados los futuros teletrabajadores, es necesario capacitarlos de modo que conozcan no solo los procesos técnicos, de comunicación, gestión del tiempo y procesos, entre otros, sino que además entiendan la relevancia de su participación y faciliten a la organización el monitoreo de los resultados.

Preparación de las herramientas de tecnología, recursos y documentación

Paso 5. Preparación de herramientas tecnológicas, recursos y documentación

Partiendo del autodiagnóstico y de los resultados de las evaluaciones hechas durante el proceso de selección, se revisarán los requerimientos de cada uno de los candidatos y se realizará un alistamiento de las herramientas requeridas tanto a nivel administrativo, tecnológico y de espacios para teletrabajar.

Administrativo > Ajustes al contrato > Notificación a la ARL

Tecnológico > Dotación de equipos, programas y aplicaciones > Verificación de acceso y gestión remota de la información

Seguimiento y medición de indicadores durante la ejecución

Paso 6. Seguimiento y medición de indicadores durante la ejecución

Considerando que la prueba piloto es una etapa fundamental para probar si esta modalidad laboral es pertinente para la organización, el seguimiento y medición de indicadores es indispensable para la toma de decisiones posteriores.

Aspectos a Evaluar

Aspectos a evaluar:

  • Percepciones, emociones y sentimientos de los teletrabajadores durante la puesta en marcha del proceso

  • Tiempos requeridos para la ejecución de las distintas actividades

  • Comparación de resultados entre el modelo de trabajo presencial y el teletrabajo

  • Control sobre inversiones, retornos, costos y ahorros derivados de la ejecución del proyecto

Pilotaje

Paso 7. Pilotaje

Mientras el teletrabajador demuestra sus competencias y resultados, la organización debe estar al tanto de la evaluación y medición de resultados, para identificar hasta qué punto se cumplen sus expectativas y encontrar soluciones efectivas a los obstáculos que se presenten durante el proceso.

Evaluación Piloto

Paso 8. Evaluación del piloto

Los informes periódicos son el resultado del proceso de seguimiento y evaluación.

Entre los criterios a evaluar se deben considerar siempre la productividad, rentabilidad y satisfacción de los empleados y la organización frente al modelo. También es posible cuantificar los resultados de indicadores relacionados con:

  • Reducción de los costos de planta física.

  • Reducción del ausentismo laboral.

  • Reducción de la rotación del personal y mejoramiento del proceso de reclutamiento y retención.

  • Incremento en el acceso a nuevos mercados con oferta profesional, como el colectivo de personas con discapacidad.

Socialización

Paso 9. Socialización del proceso

Una estrategia de comunicación que acompañe la adopción del teletrabajo es fundamental para lograr la participación, colaboración y buena recepción del cambio organizacional en todos los niveles de la organización.

La alineación con las estrategias de comunicación interna y externa de la organización, junto a la definición de mensajes clave a divulgar en eventos, carteleras, Intranets, boletines internos y demás medios disponibles son una combinación exitosa para demostrar el avance del proceso.

Gráfica de Estrategia de Comunicación del Proyecto Teletrabajo
Implementacion teletrabajo, Prueba Piloto