Especialízate en trabajo colaborativo con estas Apps

Especialízate en trabajo colaborativo con estas Apps

17 de agosto de 2022

Computador y manos en el teclado​​

En los últimos 30 años el avance tecnológico ha crecido a pasos agigantados, pasamos de computadores y celulares gigantes y costosos a equipos móviles que están al alcance de los ciudadanos, esto ha generado una transformación en la que posiblemente muchos nos vimos en la necesidad de entrar de manera abrupta, para no quedar rezagados, estar actualizados en el uso de las tecnologías que seguramente se convirtió en un dolor de cabeza, sin embargo, aprender a utilizar todas las herramientas que ofrecen las TIC nos facilita la vida en todos los aspectos, y en lo laboral son imprescindibles.

En la actualidad las nuevas modalidades laborales se imponen y es errado pensar que al trabajar desde casa, teletrabajar o trabajar por Internet nos vamos a aislar, a desconectar de la empresa y a ser un mundo aparte, ¡no!, por el contrario, la tecnología también nos acerca, incluso más, que cuando laboramos en un mismo espacio. Sencillamente las TIC nos ponen a un clic de todo lo que queremos o deseamos, incluso si lo que quieres es trabajar en línea desde casa, contactar empresas para trabajar por Internet, divertirte, conocer amigos, etc.

En el teletrabajo, las herramientas digitales son esenciales, el pilar sobre el cual se desarrolla la modalidad. En este caso la tecnología facilita la comunicación, el trabajo colaborativo y el seguimiento de actividades porque son el medio que permite el diálogo para expresar los objetivos, las dificultades, la complementación de las acciones, en fin, son nuestras aliadas.

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Un modelo organizacional

El teletrabajo es un modelo organizacional que permite mecanismos de colaboración, trabajo en equipo, seguimiento de tareas, actividades y proyectos, todo esto a través del uso apropiado de las TIC.

Nos ocuparemos hoy de las aplicaciones que se clasifican en el grupo de herramientas para trabajo colaborativo que son más efectivas en cuanto a resultados que las largas reuniones que se realizan en las salas de juntas de las empresas.

Google Meet

Meet esta palabra se traduce en español como reunir. Es decir, la aplicación sirve para reunirnos. Es una plataforma para realizar videoconferencias, enviar mensajes de texto y hacer videollamadas permitiendo la posibilidad de compartir información en tiempo real para trabajo grupal. La conexión se puede hacer desde celular, tableta o computador.

Las reuniones en Google Meet se pueden hacer de manera gratuita con hasta 100 participantes, pero tienen como límite de tiempo una hora, 60 minutos.

Meet está completamente integrado con Google Workspace, por lo que puede unirse a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico, aunque no se tenga correo electrónico de Gmail. Para ingresar a una reunión puede hacerlo a través del enlace o vínculo que le envíen, si usted no es el convocante.

El calendario permite establecer hora y día de la reunión y si se le olvida no se preocupe, Google se encarga de recordarle que la tiene programada.

Si eres la persona que convoca sigue estos pasos:

  • Abre la app de Meet
  • Selecciona 'Nueva reunión'
  • El sistema ofrece diversas opciones, selecciona la que mejor se adapte a tus necesidades. Al elegir 'Obtener un vínculo de reunión para compartir' Meet genera un vínculo de reunión que puedes compartir para reunirte inmediatamente o más tarde.
  • Para invitar a otras personas, presiona compartir invitación.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una aplicación de comunicación y colaboración creada para el trabajo híbrido que combina chat, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones, permitiendo que el equipo esté informado, organizado y conectado, todo con una sola aplicación.

Es un programa que permite las reuniones virtuales, facilita la mensajería empresarial mediante un espacio para conversaciones tipo chat, organizado por canales o temas de trabajo. Permite la comunicación y la colaboración en tiempo real entre usuarios dentro y fuera de la organización.

En Teams puedes mantener conversaciones con tus compañeros de trabajo, ya sean individuales o grupales, a través del chat y ver y abrir documentos compartidos. Puedes iniciar una llamada de voz o vídeo con la pantalla compartida si lo necesitas.

Con las videoconferencias que se pueden realizar desde esta aplicación los trabajadores tienen la oportunidad de reunirse cara a cara lo que ayuda a mantener vigente el sentido de pertenencia con la organización.

Al compartir la pantalla en la videoconferencia ayuda a que se obtengan respuestas inmediatas de los colaboradores en vez de enviar correos que serán respondidos posteriormente.

En Microsoft Teams están integrados Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve para que los usuarios tengan toda la información y herramientas que utilizan y necesitan al alcance de sus manos.

Para sacarle el máximo provecho a esta herramienta es necesario estudiarla y adentrarse en ella, porque, debido a las múltiples opciones que maneja, puede ser compleja para su manejo.

La herramienta fue creada por Microsoft para ser utilizada en el ámbito profesional, empresarial, pero se extendió al ámbito familiar y de amigos.

Zoom

Es un servicio de videoconferencia basado en la nube que se puede utilizar para reunirse virtualmente con otras personas, ya sea por video o solo por audio, todo ello mientras se realizan chats en directo, uno de los beneficios más llamativos es que permite grabar esas sesiones para verlas más tarde.

Esta plataforma se especializa en llamadas con mucha gente.

Zoom se puede utilizar para comunicarse virtualmente con otras personas ya sea por videollamada o solo por audio, permitiendo compartir contenido para trabajo colaborativo.

El plan gratuito ofrece un servicio de video chat que permite hasta 100 participantes al mismo tiempo, con una restricción de tiempo de 40 minutos.

Para crear la reunión debes estar inscrito en la plataforma, pero si eres invitado a una reunión solo requieres tener descargada la app si te conectas desde el celular, pero si es desde el PC tienes la opción de entrar por el navegador.

Una persona crea la reunión -el anfitrión- y el resto se puede unir introduciendo el identificador de la reunión y la contraseña.

La aplicación cuenta con su propia mensajería integrada (en la pestaña reunión y chat, destacando que puedes escribir el chat para todo el grupo o para alguien en específico), pero durante una llamada también puedes compartir todo tipo de elementos como fotos, documentos en PDF, archivos guardados en Box, Dropbox, en Google Drive, OneDrive y en la versión empresarial de OneDrive for Business, igualmente se pueden compartir dirección de sitios web que se estén mostrando en pantalla, dirección web de páginas guardadas en los marcadores y las que estén desplegadas en la pantalla.

Es una plataforma intuitiva, de fácil comprensión y utilización.

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