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¿Cómo implementar el teletrabajo en su empresa?

Compromiso institucional

La voluntad y los objetivos de la alta dirección de la compañía, son el primer elemento para adelantar un proyecto de teletrabajo. Se deben tener claro los alcances, beneficios, tiempos de implementación, recursos y demás factores que permitan la conformación de un equipo interdisciplinario, que lidere y coordine el proyecto en todas sus fases, para la adecuada formalización y socialización al interior de la organización. Así mismo es importante generar un documento que soporte las acciones, para que todas la instancias de la empresa comprendan e interioricen el proceso.

Planeación general del proyecto

La planeación es fundamental para tener éxito, el equipo líder designado por la alta dirección será el encargado de estructurar la metodología y la forma como se adelantará el proceso para establecer: objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.

Una vez estructurado, es importante sensibilizar al equipo de trabajo. Para este paso es importante formular una estrategia de comunicación interna que permita identificar los públicos objetivo, momentos del proceso clave y las actividades necesarias dirigidas al nuevo esquema de trabajo, involucrandolo a los colaboradores para que hagan parte del cambio.

Autoevaluación de la organización

Para avanzar en la implementación de un modelo de teletrabajo es necesario que la empresa realice un diagnóstico para evaluar si cumple con los requisitos mínimos en materia jurídica, tecnológica y organizacional:

• Jurídico: consiste en identificar la normatividad vigente y aplicable para cada entidad y las consideraciones generales de la legislación, tanto para el sector público y el privado.

• Tecnológico: es importante validar, si la organización cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atención especial a las necesidades que tiene cada perfil. Por eso recomendamos partir de la premisa 'no es el perfil el que se adecua a la tecnología existente, es la tecnología la que se debe adecuar a un perfil determinado'.

• Organizacional: en el componente organizacional se deben analizar aspectos fundamentales para el proyecto tales como la identificación de cargos teletrabajables, los costos, presupuesto, además de los riesgos del proyecto.

Prueba piloto

Antes de llevar a cabo una implementación definitiva del modelo, es recomendable hacer una prueba piloto que oscila entre los 4 y 6 meses, lo cual permitirá medir los alcances y realizar acciones de mejora. Para llevar a cabo la prueba piloto se deben tener en cuenta estos nueve elementos clave: definición de la población objetivo y modalidad a aplicar; convocatoria de participación en el piloto; proceso de selección de los participantes; capacitación para el teletrabajo; preparación de las herramientas tecnológicas, recursos y documentación; seguimiento y medición de indicadores durante la medición; pilotaje; evaluación del piloto y socialización del proceso.

Apropiación y adopción del modelo

En esta última etapa es fundamental realizar los ajustes definitivos al plan general de teletrabajo y a los documentos administrativos que sustentarán esta modalidad laboral al interior de la organización. Además, es necesario realizar un seguimiento permanente y se conformará el banco de buenas prácticas para derrumbar los mitos que se hayan identificado.

Para ampliar y conocer toda la información, paso a paso y detalles de la implementación en el 'Libro blanco del teletrabajo'