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• El sexto 'Estudio sobre penetración y Percepción del teletrabajo en Entidades Públicas en Colombia' mostró que el correo electrónico (83%) es el medio más utilizado para comunicarse con el teletrabajador, seguido por la telefonía móvil (71%) y la mensajería instantánea (40%).

Bogotá. agosto de 2022. Las herramientas digitales son fundamentales para los trabajos no presenciales, en especial para teletrabajar, trabajar desde casa, o buscar trabajos por Internet. Con ellas no solo se cumple con las funciones asignadas, sino que también son esenciales para el trabajo colaborativo, porque son el medio que facilita la comunicación entre las partes y además permiten el acceso a la información de uso cotidiano.

El teletrabajo, en específico, es un modelo organizacional que permite mecanismos de colaboración, trabajo en equipo, seguimiento de tareas, actividades y proyectos, todo esto a través del uso apropiado de las TIC.

En esta oportunidad hablaremos especialmente de las herramientas digitales, las cuales se clasifican en tres grupos:

1. Herramientas para trabajo colaborativo
2. Herramientas para gestión de información en línea
3. Herramientas para la gestión de tareas, actividades y proyectos

Un lenguaje diario

Es posible que hasta principios del año 2020 sonara raro escuchar o usar Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, porque, aunque existían, su uso no se había masificado. A mediados de ese año, debido a la necesidad de comunicarnos así fuera de manera virtual, era otro el panorama. Hoy, hacen parte de nuestro diario vivir y no solo para trabajar sino también para conversar con amistades. Ellas están en el grupo de herramientas para trabajo colaborativo. También te puede interesar esta nota

Google Meet

Es una plataforma para realizar videoconferencias, enviar mensajes de texto y hacer llamadas. La conexión se puede hacer desde celular, tableta o computador.

Microsoft Teams

Es un programa que permite las reuniones virtuales, facilita la mensajería empresarial mediante un espacio para conversaciones tipo chat, organizado por canales o temas de trabajo. Permite la comunicación y la colaboración en tiempo real entre usuarios dentro y fuera de la organización.

Zoom

Es un servicio de videoconferencia basado en la nube que se puede utilizar para reunirse virtualmente con otras personas, ya sea por vídeo o solo por audio, o ambos, todo ello mientras se realizan chats en directo, y permite grabar esas sesiones para verlas más tarde.

Herramientas para gestión de información en línea

Entre las herramientas para gestión de información en línea se encuentra Google Drive, pero antes hay que decir que La nube es un término que se utiliza para nombrar a un grupo de equipos en los que se almacena información, se administran datos, servicios o aplicaciones.

En la nube está guardada la información de los correos electrónicos, las redes sociales, los servicios de video y streaming y de todo lo que hacemos en Internet.

La nube es importante en este segundo grupo de las herramientas digitales, con ellas se gestiona la información en línea.

En el teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto la gestión de archivos en la nube es importante y los programas más utilizados son:

Google Drive

Es un programa de Google que ofrece hasta 15 gigas de almacenamiento gratuito, los usuarios pueden trabajar de manera colaborativa documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Con un correo de Google se puede acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y lugar del mundo; se pueden compartir y enviar documentos, videos, fotos, carpetas, sin necesidad de descargarlos en un equipo.

Wetransfer

Es la plataforma perfecta para enviar archivos que, por su tamaño, no pueden ser enviados por correo electrónico.

Es un servicio gratuito para envío de documentos de hasta 2GB, no necesita de registro previo o tener una cuenta para utilizarlo.

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Microsoft Onedrive

Es el servicio en la nube de Microsoft que permite almacenar y compartir los archivos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Los archivos de Word, Excel, Power Point y OneNote pueden ser creados y editados por una o más personas al mismo tiempo sin necesidad de guardarlos en USB o enviarlos a un correo electrónico.

Dropbox

Es el lugar ideal para almacenar todo tu trabajo. Puedes almacenar y compartir archivos, colaborar en proyectos y concretar tus mejores ideas, ya sea que trabajes solo o con colegas y clientes. Gracias a Dropbox, todos tus archivos están protegidos en la nube y disponibles en línea.

En el tercer grupo están herramientas para la gestión de tareas, actividades y proyectos.

Al descentralizar las actividades laborales una empresa necesita de herramientas digitales para realizar la gestión de los procesos que desarrollan los teletrabajadores, tener control sobre el flujo de la información y realizar seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas y para ello las herramientas de gestión de proyectos son las mejores aliadas. Entre ellas tenemos:

Trello

Es una herramienta que permite organizar y priorizar los proyectos según su importancia mediante el uso de tarjetas, listas y tableros.

Permite añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento y muchos más detalles que ayudan a profundizar en las actividades programadas y a ser más productivos.

Asana

Esta plataforma permite planificar y estructurar el trabajo, asignando tareas, estableciendo prioridades y fechas límite. El líder de los procesos puede conocer el estado de cada trabajo en tiempo real y orientar a todo el equipo para el cumplimiento de los objetivos.

En Asana también se pueden crear planes visuales del proyecto para ver cómo se organiza cada paso, detectar riesgos y eliminar barreras.

Microsoft To Do

Es una aplicación de tareas y listas que ayuda con la organización diaria de tu vida. Se puede usar Microsoft To Do para crear listas de compras, listas de tareas, tomar notas, planear o establecer recordatorios para incrementar la productividad. Microsoft To Do facilita la organización.

Microsoft Planner

Es una aplicación que permite adjuntar archivos a tareas, trabajar en esos archivos dentro de la aplicación e incluso tener conversaciones sin cambiar de una aplicación a otra. Recibir notificaciones en el e-mail cada vez que se asigne una nueva tarea o se agregue a una conversación.

Google Task

Es una herramienta que administra, crea y edita tareas sin importar el lugar y la hora con tareas pendientes que se sincronizan en todos los dispositivos. Las integraciones con Gmail y el Calendario de Google ayudan a gestionar las tareas más rápido.

Google Keep

Es una aplicación que permite hacer capturas de los que se tiene en mente y programar recordatorios en el momento y lugar indicados. Permite grabar un recordatorio de voz que se convertirá en texto de forma automática. Tomar una foto de un póster, un recibo o un documento, y organizarla para encontrarla fácilmente mediante una búsqueda. Google Keep facilita la captura de ideas o listas, y permite compartirlas con familiares y amigos.