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• Desde el Ministerio de las TIC acompañamos con asesorías en la modalidad laboral del teletrabajo.
• Al tener como aliado el uso de las TIC el teletrabajo, impulsa la transformación digital del país, facilita los procesos organizacionales, automatiza tareas, reduce los tiempos y movimientos y los resultados son más eficaces y eficientes.

Bogotá, diciembre del 2022. La planificación indudablemente es una de las llaves del éxito en cualquier empresa, independientemente del tamaño. Organizar, detallar cómo se van a hacer las cosas es una herramienta que le garantiza a una empresa el uso del tiempo y de los recursos.

Y esa planificación es válida para todas las actividades que se hagan. No es un asunto menor la organización de los trabajadores y mucho más ahora que se han introducido en el mundo laboral diferentes modalidades de ejercer las funciones, ya sea desde la casa u otro lugar, desde la oficina o combinando ambas; en este contexto las herramientas tecnológicas cobran especial relevancia.

La oportunidad que tienen algunos trabajadores de desempeñar sus funciones por fuera de la oficina podría traer malestar entre quienes pueden teletrabajar. ¿Cómo afrontar la situación, si se llegasen a presentar diferencias entre los empleados?

Quisimos recoger la experiencia de la empresa Tracker - Detektor a través de su gerente de gestión humana, Mary Luz Montealegre Méndez, quien lleva cerca de 20 años al frente de esta área. Ella nos da algunos consejos y recomendaciones de qué hacer para que no se presenten diferencias entre los trabajadores que deben permanecer en oficina y quienes teletrabajan.

Mary Luz Montealegre, gerente de Gestión Humana de Tracker – Detektor

Foto: Mary Luz Montealegre, gerente de Gestión Humana de Tracker - Detektor.

La base del éxito de Tracker para que sus empleados tengan claro quiénes pueden teletrabajar y quiénes no, es precisamente, la planificación, con la que estructuraron categorías en los cargos. "Después de mapear los cargos y definir su naturaleza generamos tres categorías: una son los cargos teletrabajables, son aquellos que por su naturaleza pueden desarrollar sus actividades de manera remota con los equipos facilitados por la compañía. Hicimos otra categoría para los cargos móviles, que son los que por su naturaleza no fueron contratados ni para hacer teletrabajo, ni permanecer físicamente ubicados en una oficina, sino que sus actividades requieren movilidad permanente. Y una tercera categoría son los cargos presenciales, que son los que sí o sí, deben ejercer sus actividades laborales de manera presencial", cuenta Mary Luz Montealegre.

Una vez la empresa tuvo esa claridad definió para cada grupo responsabilidades y su alcance en el manual de funciones.

Al tener esas claridades se establecieron los mecanismos de comunicación, ya que es muy diferente la comunicación entre quienes trabajan de manera presencial y quienes lo hacen de manera remota. "Definimos cómo íbamos a hacer el monitoreo y seguimiento de las actividades laborales", precisa Montealegre Méndez.

Para el caso de los teletrabajadores la empresa definió cuáles cargos podían desarrollarse bajo esa modalidad teniendo presente que se tuviera el soporte tecnológico necesario para desarrollar la actividad y también que se pudiera hacer el monitoreo y seguimiento de ese trabajo remoto.

"La primera fase es mapearlos correctamente, entender su naturaleza y evaluar dónde la compañía los quiere tener porque puede ser que un cargo tiene la opción de ser teletrabajable, pero la empresa considera que por cuestiones operativas, de servicio o de su negocio quiere que sea presencial", aclara la gerente de gestión humana de Tracker.

La segunda recomendación es después de determinar los grupos de cargos generar una serie de protocolos y de manejo. Por ejemplo, en la empresa se establecieron los mecanismos de comunicación con los diferentes grupos. Se escogieron líderes para el trabajo remoto ya sea teletrabajadores o móviles y los presenciales.

Espacios de comunicación

El tercer consejo hace referencia a los espacios de comunicación físicos que se deben mantener con los empleados, en especial con los teletrabajadores que tienen diferentes tiempos de alternancia, unos cargos asisten, a la oficina, una vez a la semana, otros dos veces y algunos cada 15 días.

"Organizamos una alternancia de cara a que se garantice el contacto permanente con la compañía, monitoreo de seguimiento de las actividades laborales, la comunicación permanente y el arraigo que debe tener con la compañía, independientemente de la categoría en que esté. Entonces con las tres figuras, se consideró tener claro el espacio de contacto físico que va a tener cada colaborador con la compañía, con su jefe, con compañeros de trabajo, para no perder de vista compartir el contacto humano que definitivamente no se va a perder de ninguna forma", comenta Mary Luz Montealegre.

El trabajador que está en oficina y los teletrabajadores se complementan en sus actividades. Ya que los primeros siempre tienen el respaldo de información que requieran de quienes teletrabajan. Por ejemplo, de acuerdo con lo expuesto por Mary Luz Montealegre, el área financiera que teletrabaja siempre tiene disponible personal para atender cualquier requerimiento de factura u otro documento de quienes lo hacen presencialmente. La compañía cuenta actualmente con 110 teletrabajadores en Colombia y otros tantos en Centro América.

Otro consejo, que comparte la gerente de gestión humana de Tracker, tiene que ver con los líderes en cada equipo. Pero no solo un líder general, sino que también haya un segundo líder o líder interno que sea capaz de suplir al líder principal en la toma de decisiones.

Y una última recomendación de Mary Luz Montealegre para subsanar cualquier inconveniente que se pueda presentar entre los trabajadores presenciales y quienes teletrabajan es tener un sistema de comunicación entre los equipos para que las cosas fluyan. "Esa comunicación debe estar enmarcada en la confianza entre las personas, tener claras las responsabilidades, qué se espera de ellas y cuál es su contribución individual en el cargo. La comunicación y la confianza tienen que trabajarse desde el primer día y hacerlo de manera permanente para que el modelo funcione", afirma Mary Montealegre.