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• La tecnología es la herramienta clave para el desempeño y competitividad del trabajador, razón por la cual debe estar actualizado en el uso de herramientas TIC y ofimáticas.
• El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones conoce las necesidades digitales y de comunicación de las regiones, por lo que además de llevar conectividad a lo largo y ancho del país, lleva oportunidades para usar y aprovechar Internet y las herramientas digitales.

Bogotá, octubre 2022. El mundo se mueve hacia las nuevas modalidades de trabajo virtual y Colombia no es la excepción, así lo muestran los estudios de penetración y percepción del teletrabajo en entidades públicas y privadas.

En Colombia, por ley, están establecidos el teletrabajo, el trabajo en casa y el trabajo remoto, estás tres modalidades incorporan elementos de trabajo flexible que ha referenciado el BID como smart working que son: horario flexible, banco de horas, semana comprimida, ciclos semanales, trabajo a tiempo parcial, trabajo compartido y que están muy unidas a estrategias de salario emocional y desarrollo del talento de las organizaciones.

Colombia es pionero en estos temas y de los primeros países en tener normatividad y formalización para estas modalidades.

La pandemia le dejó al mundo laboral la flexibilidad, la posibilidad de trabajar fuera de la oficina y, para el caso de Colombia, la normatividad del trabajo en casa, el trabajo remoto y la flexibilización del teletrabajo con el Decreto 1227 de 2022. Esto demuestra que estamos cambiando y mejorando a partir de lo aprendido y de las necesidades del entorno laboral.

Desde el 2012 hasta 2020, Colombia, a través del MinTIC, realizó estudios de 'Percepción y Penetración' en los que ha tratado de recoger datos sobre las preferencias de los colombianos en cuanto al teletrabajo y otros trabajos virtuales. En abril de 2022 Portafolio señaló en el artículo "Trabajo híbrido le gana la partida a la presencialidad" que 82% de los colombianos encuestados creen que el trabajo a distancia es la mejor alternativa.

Al respecto Camila Rojas Ruiz, asesora de la estrategia Teletrabajo de MinTIC, manifiesta: "Sin embargo, es todo aún muy reciente y seguro habrá más estudios que analicen esta tendencia. No obstante, el Ministerio TIC estará adelantando un nuevo estudio sobre la percepción y la penetración del teletrabajo, trabajo en casa y el trabajo remoto en Colombia".

Es cierto que la pandemia, por el Covid-19, llevó a que las empresas tuvieran que tomar decisiones sobre la marcha, por ejemplo, trabajar desde un lugar diferente a la oficina, para los cargos que así lo permitieran, pero ya en la postpandemia es otra la situación.

Por eso, si alguno de sus empleados o usted, como empresario, está considerando que ellos realicen sus labores desde casa o desde el lugar que ellos decidan, es decir, teletrabajar, lo conveniente es prepararse para el bien de la empresa y por supuesto, para el bienestar del trabajador.

En ese sentido, ¿qué es lo que debe tener en cuenta una empresa a la hora de tomar la decisión de que sus colaboradores teletrabajen? Indudablemente lo primero es conocer la normatividad para la modalidad, que fue formalizada en Colombia en el año 2008 a través de la Ley 1221 y complementada con el Decreto 1227 de 2022.

"Además, deben preguntarse si para sus actividades hacen uso de las TIC y si podrían hacer sus actividades fuera de las sedes de la organización. En este proceso podemos ayudarlos a través de nuestras asesorías gratuitas", anota Camila Rojas Ruiz.

Autodiagnóstico

De la misma forma, es necesario que la empresa haga un autodiagnóstico en los componentes jurídico, organizacional y tecnológico que le va a permitir saber qué tiene, qué le falta y cómo estar listo para el proceso. Pero no solo la empresa debe conocer sobre todo la modalidad, también los teletrabajadores deben informarse de las condiciones y requisitos del teletrabajo en su organización, así como prepararse para un desarrollo de labores mucho más autónomo y de autogestión.

"Aunque desde el MinTIC, a través de las asesorías gratuitas, se le sugiere, a las empresas, una metodología de trabajo enmarcada en las etapas de planificación, ejecución y seguimiento, también es cierto que cada empresa debe imprimir al proceso sus propias variables, ya que lo que se busca es que la modalidad se pueda adaptar a su naturaleza y necesidades. Por ello, ninguna política de teletrabajo será idéntica a la de otra organización", precisa Rojas Ruiz, al responder si existe una metodología única que se pueda estandarizar para todas las empresas en la implementación del teletrabajo.

Herramientas digitales, fundamentales

Otra de las recomendaciones que entrega el equipo de asesores en Teletrabajo de MinTIC a las empresas y organizaciones es que cuente con un equipo o persona responsable del proceso, al igual que lo haría para cualquier otro proyecto; con el fin de poder darle seguimiento y avanzar de manera más efectiva para la organización y sus colaboradores.

Las herramientas tecnológicas son fundamentales para el desarrollo del teletrabajo por eso, pensar en implementar la modalidad sin tenerlas en cuenta no es posible. Lo más adecuado, si se toma la opción del teletrabajo, es avanzar en el uso o desarrollo de tareas a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC.

"Por supuesto en el proceso pueden incluir algunas o aprender de nuevas herramientas, pero es importante tener en cuenta que en el teletrabajo las TIC son un elemento fundamental del que no se puede prescindir. También, es importante que desde el empleador, líder o jefe directo haya un apoyo constante al empleado en el uso y capacitación continua frente a las tecnologías y programas que requieren para el desarrollo de sus actividades virtuales", afirma Camila Rojas.

Cada organización debe contar con las herramientas necesarias para poder garantizar su efectivo funcionamiento, por supuesto son deseables herramientas de colaboración, de registro y de documentación de trabajo en equipo, seguimiento de tareas, actividades y proyectos, todo esto a través del uso apropiado de las TIC.

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Mantener comunicación

Puede surgir la inquietud, entre los empresarios, de cómo lograr que se mantenga la comunicación entre sus colaboradores, entre los que siguen en oficina y los que trabajan a distancia, al respecto la asesora de Teletrabajo de MinTIC recomienda que los acuerdos deben ser muy claros, si una organización conoce sus procesos y está en función de productos todos estarán coordinados, pero si no es así el estar fuera de la presencialidad dejará ver esos vacíos. Y por supuesto las herramientas TIC serán fundamentales para mantener una comunicación fluida y asertiva para estar muy coordinados.

Y si el empleador quiere saber si le está funcionando a la empresa y a los colaboradores el teletrabajo Camila Rojas asegura que "el mejor indicador para la empresa es que los productos y el servicio se estén prestando de la mejor manera. Para el bienestar del colaborador, así como lo hacían en la presencialidad, es importante monitorear, hacer seguimiento y no olvidar que las relaciones humanas siguen siendo fundamentales para el éxito del negocio".